如何整理數位資料？一套簡單又通用的分類架構-PARA

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「學習不是為了填滿空虛，而是為了點亮內心的火焰。」
個人知識管理系統-PARA，4個英文字母縮寫

建立個人知識管理系統


1. 前言

如何整理筆記 ? 個人知識管理該怎麼做 ?

電腦裡的資料檔案經年累月下來很難整理，需要新的整理方法 ?

以往我在整理筆記資料，都是找個目錄底下建立多個子目錄來分類歸檔，資料夾名稱依照屬性或日期來命名，但經過一段時間後就發現很難找我需要的筆記資料，重新再整理又會花很多時間。另一個極端方式是都不整理，只依靠關鍵字搜索來找檔案 ( 類似 Google 搜尋 ) ，但缺點是你得知道要下什麼關鍵字。

剛開始聽到 PARA 這個方法是從一門 Notion 線上課程而得知的，參考影片介紹 - Notion 中文教學課程 2-1 (知識管理)

只是我沒有使用 Notion 來實作 PARA ，對我來說太複雜，還是想用原本資料夾目錄架構來優化， PARA 並不需要綁定什麼工具，這也體現了這套方法的通用性。

我把目前在使用這套方法，整體介紹如下


2. PARA的原理與架構

這套架構是由生產力專家 — Tiago Forte 所提出， 參考原文連結:
The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information

它不是用資料檔案的科目做分類，而依照其使用【時間點】與【性質】來分，拆分成 4 大塊：

 Projects (專案)

  • 指那些「有時限」以及為了「產出特定成果」的工作，通常是為了達成某個目標。
  • 也就是明確要完成的具體目標，以及要達成這個目標的一連串任務與資料。

 Areas of responsibility (責任領域)

  • 指那些需要你長時間關注的領域，依據每個人專注的領域而有所不同。自己目前有責任推進、關注的某個範圍，
  • 例如想要學習的主題、想要改進的某種生活、某個職場的工作掌控等等。

 Resources (資源)

  • 指那些你感興趣的主題、嗜好。為了完成專案、推進領域需要的資料，或者自己長期感興趣的各種參考資料。

 Archives (封存)

  • 不屬於以上 3 類，通常是已經做完的專案、不再做的專案、自己覺得沒興趣的主題
  • 完成的專案、不再關注的領域、不再感興趣的資源等等。
PARA Overview
關於【Project】(專案)與【Areas】(領域)的區別，舉例如下:
  • 「今年完成出版一本書」是一個Project，【寫作】是Areas
  • 「節省三個月生活費計畫」是一個Project，【財務】是Areas
  • 「安排年底出國去日本度假」是一個Project，【旅行】是Areas
PARA的優點有:
  • 通用性 - 可適用在任何型態的數位檔案，可以用在筆記軟體、也可以用在雲端硬碟、個人電腦的檔案分類。
  • 行動性 - 不只是筆記保存，有下一步行動
  • 可縮放性 - PARA 架構第一層只有 4 個項目，如需要觀察目前自己關注的主題 ( 某個專案或領域 ) ，可再展開檢視。
  • 機動性 / 可立即開始 - 可直接從現有的筆記開始使用，不需要大幅顛覆整個現有的筆記系統

3. 如何開始 ( 實作方式與步驟 )

【Setup Guide】

  1. 將現有舊的資料夾、混亂的檔案、整個目錄結構，通通都搬移到一個新的資料夾，命名為:【歸檔[20220807]】 <–今天日期
    • 不要浪費時間去一個一個整理，直接重新開始
    • 讓它從視線上消失，讓你可以專注在新的架構上
    • 沒有失去你的所有文件，如果日後真的需要，可以用搜尋再找出來

  2. 將目前你手上的每個專案 ( project ) ，建立對應的資料夾
    • 例如你手上有 4 個專案在進行，那就建立 4 個資料夾，可依專案名稱來命名
    • 把對應專案相關的資料檔案，開始搬入對應資料夾(歸檔)

  3. 將上一步所建立的資料夾，搬移到一個新的文件夾裡面，取名為 [專案(Projects)]

  4. 再建立一個 [封存(Archives)]
    • 若某專案已完成，則搬移該專案資料夾到 [封存(Archives)] 裡面

  5. 目前就先維持這樣，只在需要的時候，再建立新的文件夾
    • 剩下另外兩個 PARA 文件夾 : [領域(Areas)]、[資源(Resources)] ，可以等之後再來建立

4. 總結

PARA 架構是一個動態系統，資料在四個類別之間流動 ( 四個類別之間不斷變化與資料流動 ) 。

其中最重要的兩項: 【專案】 與 【領域】，【專案】就是有時間性的事情/任務 ，而【領域】即使沒有「完成」的一天，你仍願意放時間和精力進去的範疇，都屬於領域。

舉例來說，我有一個領域叫「個人理財」，圍繞在這個領域會有數個相關計畫，例如:「開立帳戶投資美股」，就視作專案來進行。 這樣的好處是，既可清楚看到目前在進行中的事項，也會照顧到需要長期經營的目標，將當前的努力與你長期努力聯繫起來。

且專案與領域之間會經常變化，例如某個專案完後，確認它是需要長期經營，就變成了領域，或是領域中某些事情，另立專案來執行。

我採用這套架構已約半年多，已充分感受到它的好處。 推薦給不知道如何分類筆記，或是已有自己的分類方式，但想要讓自己的筆記更有行動力的朋友。

幾句話我覺得很棒，送給大家:

「當我們雜亂無章、搞丟東西或忘記事情，可以責怪的只有過去的自己」
「如果想要超級成功，你就需要超級有條理」

 PARA三個核心原則

  • Magic Number 4 // 層次結構不超過四層，減少認知負荷
  • Mirrors your project / Task Management Systems // 任務管理和項目管理系統
  • Separates Actionable from the Non-Actionable // 將可操作項與不可操作項分開
PARA三個核心原則

 重點回顧

  • PARA 是一個做資料整理的分類方法
  • PARA 架構有四大塊:【專案】、【領域】、【資源】、【封存】
  • 最重要的兩項是:【專案】跟【領域】

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 行動方案

  1. 分享你目前的筆記分類方式 ?
  2. 你擅長用紙本筆記還是數位筆記 ? 寫下兩者的優缺點為何
  3. 寫下你想長期經營的【領域】
歡迎底下留言跟我說
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留言

  1. owl2022年8月8日 下午2:38

    1.微軟的OneNote , 2.想長期經營的領域是「寫作」

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    1. 小樹爸爸 KIKOPAPA2022年8月16日 晚上8:59

      我也有在用oneNote，當初是作為Evernote的替代

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